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Time to save money nº1 — L’Apostille de la Haye, un certificat unique d’authentification de vos documents publics

Time to save money nº1 — L’Apostille de la Haye, un certificat unique d’authentification de vos documents publics

Time to save money nº1 — L’Apostille de la Haye, un certificat unique d’authentification de vos documents publics

  • 12 décembre 2014
  • Corinne Thibaudat
  • Commentaires fermés sur Time to save money nº1 — L’Apostille de la Haye, un certificat unique d’authentification de vos documents publics

Mode d’emploi d’une convention parfois méconnue et pourtant très utile pour alléger les formalités d’authentification à l’étranger de vos documents publics.


Eviter la légalisation…

En principe, pour que vos documents publics puissent avoir un effet direct à l’étranger (acte notarié, extrait Kbis de sociétés, décision de justice, certification de signature d’un document privé passé par-devant notaire, copie conforme à l’original certifiée par la mairie, certificat de naissance, diplôme, etc.), il faut passer par de lourdes (et lentes) formalités administratives, afin que ce document soit légalisé ou authentifié; en d’autres termes, reconnu dans le pays où vous souhaitez l’utiliser et le faire valoir.


Le miracle… Apostille…

Dès lors que les Etats concernés appliquent la Convention de 1961, dite “Apostille” (elle est appliquée, en France, depuis 1965 et, en Espagne, depuis 1978), le formalisme est drastiquement allégé : seul l’Etat où a été délivré le document appose, sur ce dernier, un certificat unique d’authentification (la fameuse Apostille – voir ci-dessous)

apostille de la Haye


Ne pas confondre…
  1. L’apostille ne s’applique pas aux documents établis par des personnes privées (contrats, acte de constitution, statuts de société…).
  2. L’apostille ne vise qu’à certifier l’authenticité de la signature, du sceau/timbre de l’acte émis par l’autorité publique et non pas du contenu du document apostillé (c’est la loi de l’Etat émetteur qui détermine s’il s’agit d’un acte public ou non).

Quels documents sont concernés ?
  1. Les documents émanant d’une autorité publique ou d’une juridiction (civile, administrative, constitutionnelle, etc.), y compris les actes établis par les Greffiers (Secretaría judicial), le Ministère public (Fiscalía/Ministerio Público) et l’huissier de justice (Oficial judicial). Par exemple, un certificat de non appel d’une décision judiciaire, un extrait Kbis de sociétés, un extrait de casier judiciaire…
  2. Les documents administratifs. Par exemple, un avis d’imposition, un certificat de scolarité, une attestation de droits sociaux, tout document émis par la SECU….
  3. Les actes notariés. Par exemple, une procuration, un testament, une donation….
  4. Les certifications officielles apposées sur des documents privés pour leur donner une date d’enregistrement ou une date certaine ou pour certifier leur signature.

A qui pouvez-vous la réclamer ? Comparaison France-Espagne…
En France
(y compris dans les DOM/TOM)

La France ne fait pas de distinction entre les actes publics : TOUS les actes relèvent de la compétence de l’autorité judiciaire et, principalement, des Procureurs Généraux près les Cours d’Appel (Circulaire du 12 décembre 2005).
Attention, leur compétence est toutefois exclusivement territoriale : ils ne peuvent apostiller que les actes publics signés dans leur ressort. En d’autres termes, vous devez faire une recherche préalable pour connaître quelle est la Cour d’Appel compétente pour apostiller votre acte. Par exemple, si l’acte a été signé à Melun (77), vous devrez vous adresser à la Cour d’Appel de Paris.
Pour connaître le ressort territorial de chaque Cour d’Appel, consultez ce site.
La délivrance de l’Apostille est un acte gratuit (art. 2-2.c) de la Circulaire). Un registre est tenu à disposition des personnes intéressées.


En Espagne
(y compris dans les Îles Canaries, à Ceuta et Melilla)

L’Espagne a, quant à elle, désigné plusieurs autorités qui sont compétentes sur TOUT le territoire pour délivrer l’apostille, mais en fonction de la nature de l’acte public et du fait de son système “décentralisé” en 17 Communautés Autonomes (CCAA – Décret Royal 1497/2011 du 24 octobre 2011):

  • Pour les actes judiciaires et/ou les actes dits administratifs (entre autres, les actes de l’Administration Centrale, de la SECU, de l’administration des CCAA ou des collectivités locales, des Registres du Commerce, de la Propriété Foncière et des Biens Meubles…), vous pouvez réclamer l’apostille

(a) soit aux Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia (Greffiers en chef près les Tribunaux de Grande Instance des Gouvernements Autonomes),

(b) soit à la Oficina Central de atención al ciudadano del Ministerio de Justicia (Chef de la Division du Ministère de la Justice en charge de l’information et de l’attention aux Citoyens),

(c) soit aux Gerencias Territoriales (Directeur de chacun des Bureaux Régionaux rattachés au Ministère de la Justice et qui sont présents sur l’ensemble du territoire).

  • Pour les actes notariés et/ou administratifs, vous pouvez vous adresser aux Doyens des Ordres des Notaires (Decanos de los Colegios Notariales).

Vous pouvez également obtenir la délivrance électronique de l’Apostille sur le site du Ministère de la Justice espagnol (sauf pour les actes notariés et certifications de signature qui ne peuvent être apostillés que sous le format “papier” (Orden JUS/1207 du 4 mai 2011)).
Enfin, la délivrance de l’Apostille est un acte gratuit lorsqu’elle est effectuée par les autorités publiques. En revanche, mieux vaut se renseigner préalablement sur le coût de l’Apostille lorsque celle-ci est réclamée aux Notaires (sous toutes réserves, entre 7€ et 35€ en fonction du caractère urgent ou non de la demande).


Quand votre document échappe-t-il à l’Apostille ?

Lorsque des lois, des Traités, des accords bilatéraux, des pratiques et usages dans l’Etat d’utilisation du document ont supprimé voire exempté l’obligation d’Apostille -mieux vaut toujours vérifier préalablement auprès de l’Etat destinataire de l’acte si une telle Apostille est ou non requise-.

Aucune Apostille ne peut, notamment, vous être requise :

  1. dans la pratique, pour les certificats de résidence fiscale, établis par l’Administration fiscale de l’Etat de résidence de celui qui le sollicite;
  2. pour les actes établis par les ambassades ou consulats;
  3. pour certains actes émanant de l’Administration qui portent sur des opérations commerciales et douanières (par exemple, un certificat d’origine sanitaire, une licence d’exportation…).
  4. pour les actes d’état civil, dès lors que les Etats concernés sont parties à la Convention multilatérale “Etat Civil” (dite « CIEC ») de 1977 (cas de l’Espagne et de la France).

L’avantage du système espagnol

Il n’est plus nécessaire de rechercher préalablement la compétence territoriale des Autorités : elles le sont toutes sans distinction de territoire ! Par exemple, vous pouvez réclamer l’Apostille  de votre acte judiciaire ou administratif pourtant établi à Madrid au Greffier en chef du Tribunal de Zaragosse, lieu de votre résidence. Ou bien, vous pouvez vous adresser à un Notaire à Madrid, même si votre acte notarié a été signé à Santiago de Compostelle.

Attention, la seule règle d’exclusivité territoriale qui est conservée en Espagne, comme en France, concerne les actes judiciaires émis par l’Audiencia Nacional (Cour d’Appel étatique) et/ou le Tribunal Supremo (Cour de Cassation) : dans ces deux cas, vous devez impérativement vous adresser à leurs Greffiers respectifs. Autrement dit, la Audiencia Nacional n’apostille que les actes judiciaires qui ont été établis par elle, tout comme le Tribunal Supremo, pour les Sentences rendues par lui.